Assistenz für die Ärztliche Direktion (m/w/d)

• Du unterstützt den Ärztlichen Direktor und die Abteilungsleiter eigenverantwortlich in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten.
• Du übernimmst allgemeine Sekretariatsaufgaben, hierzu zählt u. a. die Postbearbeitung, die Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie die Protokollerstellung.
• Du stellst sicher, dass während der regulären Dienstzeiten interne und externe Anfragen entgegengenommen und bearbeitet werden können.
• Du hältst die Ablage der Patientendokumente in den Patientenakten jederzeit aktuell.
• Du sorgst für die Aktualität der verwendeten Dokumente und halten sich bei externer Korrespondenz an die Vorgaben.
• Du gewährleistest einen reibungslosen Kommunikationsfluss innerhalb der Vitos Haina.
• Du koordinierst den Gesamtaufbau des QM-Systems der forensischen Psychiatrie unter Berücksichtigung folgender Teilaspekte: Sicherstellung der erforderlichen Prozesse, Einhaltung übergeordneter Vorgaben, Berichterstattungen gegenüber der Klinikleitung, Förderung der Notwendigkeit des Qualitätsmanagements.
• Du moderierst QM-Gremien, nimmst an Arbeitskreisen teil und koordinierst Fortbildungsbedarf.
• Du erstellst das jährliche Auditprogramm nach den Kriterien Vitos Haina in Abstimmung mit dem Führungskreis.
• Du planst, organisierst und koordinierst externe und interne Audits und führst interne Audits durch.
• Du koordinierst und erstellst den jährlichen Quartalsbericht und bereitest die jährliche Managementbewertung vor.
• Du überwachst die Bewertung und Umsetzung von Maßnahmen nach den Begehungen.

• Du hast eine engagierte Persönlichkeit und hast eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich.
• Du hast zudem eine Ausbildung zum/zur Qualitätsmanagementbeauftragte/n oder verfügst über Erfahrungen im Bereich Qualitätsmanagement.
• Du siehst Dich als zentraler Ansprechpartner, der für Fragen und Anliegen im Bereich Qualitätsmanagement kompetent zur Verfügung steht.
• Du hast gute EDV-Kenntnisse und bist sicher im Umgang mit MS-Office. Erfahrung mit Datenbanken sind von Vorteil.
• Du bist ein Organisationstalent und zeichnest Dich durch Leistungsbereitschaft und Flexibilität aus.
• Neben Deiner sorgfältigen, strukturierten sowie zuverlässigen Arbeitsweise gehört Deine souveräne Kommunikation und Dein stets freundliches Auftreten zu Deinen Stärken.
• Du hast Freude an der teamorientierten Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Professionen.

• Du wirst nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst vergütet und erhältst zusätzlich eine betriebliche Altersvorsorge über die Zusatzversorgungskasse, exklusiv für den öffentlichen Dienst.
• Um Deinen Start bei uns zu erleichtern, arbeiten erfahrene Kolleg/-innen Dich in einem wertschätzenden Arbeitsumfeld auf Basis unseres umfassenden Qualitätsmanagementsystems strukturiert ein.
• Wir fördern Deine berufliche und persönliche Entwicklung durch großzügige Fort- und Weiterbildungsangebote.
• Wir bieten Dir zahlreiche Unterstützungsmöglichkeiten, um Beruf und Privatleben gut zu vereinbaren.

Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.